Lag fakturaen, legg inn mottakeren og send den på e-post med lenke eller PDF, eller som en lenke du deler selv. Se når kunden har åpnet den.

Fakturaen sendes på e-post til mottakeren, med en lenke til fakturaen eller med PDF-en vedlagt, og KID hvis foretaket har avtale om det med banken. Under Foretaket har KID-avtale med banken i fakturainnstillingene står Slik får du KID-avtale: hva du ber banken om (8 siffer, kontrollsiffer MOD10). Banken setter prisen på avtalen. Du kan også sende den som en lenke du deler selv, for eksempel på SMS. Sender du med lenke, ser du når kunden har åpnet fakturaen.

Å sende fakturaer gjør deg ikke til abonnent. Uten abonnement er det ingen månedspris. Å sende fakturaer og kreditnotaer på e-post eller som lenke er gratis. Som e-faktura (EHF) koster de 3 kr. Det står over skjemaet før du lager fakturaen. Se hva Klapp koster.

Før den første fakturaen

Gå til Innstillinger under Salg i menyen. Siden er delt i Betaling, Fakturanummer og linjer, E-post til kunden, Logo og farge og Purring. Under Betaling fyller du inn kontonummeret som skal stå på fakturaen og hvor mange dager kunden har på seg til å betale, og trykker Lagre. Så snart du endrer noe, står Lagre fast nederst i vinduet med «Endringene er ikke lagret», så du slipper å bla ned til den. Har banken gitt deg KID-avtale, slår du på Foretaket har KID-avtale med banken under Betaling. Under Vanlig type på fakturalinjer velger du hva du vanligvis selger — Tjeneste hvis du fakturerer arbeid. Nye linjer får den typen. Spør Klapp bruker den også når du ikke sier noe annet. Typen avgjør inntektskontoen: en tjeneste føres på 3020, en egenprodusert vare på 3010. Kontonummeret er det samme som på Foretaksinfo, så har du fylt det inn der, står det her alt.

Har foretaket ikke kontonummer ennå, kan du også skrive det inn rett i fakturaen og trykke Lagre kontonummeret. Det lagres på foretaket, og det du har skrevet i fakturaen, blir stående.

Vil du ha din egen tekst i e-posten, skriver du den under E-post til kunden på samme side. Du kan bruke {kunde}, {fakturanummer}, {forfallsdato} og {beløp}, så fyller Klapp dem inn for hver faktura. {kunde} er kontaktpersonen, eller kundens navn når det ikke er noen kontaktperson. Teksten står ferdig i send-dialogen, og du kan fortsatt endre den der. Lar du feltet stå tomt, bruker Klapp sin egen tekst.

Første gang du lager en faktura, spør Klapp om det er den første fakturaen din. Har du fakturert fra et annet system før, velger du Nei, jeg har fakturert før, skriver inn nummeret den neste fakturaen skal ha og trykker Bruk nummeret. Sendte du sist nr. 37, skriver du 38.

Logo på fakturaen

Vil du ha logoen din på fakturaen, går du til Innstillinger under Salg. Under Logo og farge trykker du Last opp logo og velger bildet.

PNG, JPEG og SVG går an. Gjennomsiktig bakgrunn blir med, og store bilder skaleres ned av Klapp. En SVG lagres som PNG.
Logoen lagres med en gang. Du trenger ikke trykke Lagre.
Den står øverst til venstre på fakturaer, kreditnotaer, tilbud og purringer, i PDF-en, i forhåndsvisningen og på siden kunden åpner fra en lenke. Gjentakende fakturaer får den også.
Trykk Bytt for å laste opp en annen, eller Fjern for å ta den bort. Uten logo ser fakturaen ut som før.
En faktura som er sendt, beholder logoen den ble sendt med: kopien av PDF-en endres ikke. Bare eldre fakturaer uten kopi får logoen du har nå når PDF-en lages på nytt.

Farge på fakturaen

Under Logo og farge i samme innstillinger velger du én farge for foretaket: en av de fem forslagene, Egen farge eller ingen farge. Trykk Lagre nederst. Du kan også velge fargen over forhåndsvisningen når du lager en faktura eller et tilbud. Der lagres den med en gang, og den gjelder for begge.

Fargen brukes bare i selve dokumentet: en tynn stripe øverst, tittelen, totalsummen, streken under linjeoverskriftene og en lys tone i betalingsboksen. Teksten og tallene står svart.
Den gjelder PDF-en, forhåndsvisningen, siden kunden åpner fra en lenke og knappen i fakturaposten. Tilbud og purringer får den også.
Er fargen lys, gjør Klapp tittelen og summen mørkere, så de er lette å lese.
Uten farge ser fakturaen ut som før.

Skriv fakturaen i én setning

Øverst i Lag faktura kan du skrive fakturaen slik du ville sagt den, for eksempel «Konsert på Rockefeller i går, 13 000, 30 dager» eller «6 timer undervisning Kulturskolen à 700». Trykk Fyll ut eller Enter. Klapp fyller inn kunden fra kunderegisteret, en linje med teksten, antallet og prisen, leveringsdatoen og betalingsfristen. Fakturadatoen er i dag.

Skal kunden ha det samme som sist, skriver du for eksempel «Kopier forrige faktura til Ola Nordmann» eller «Som sist til Kulturskolen». Da henter Klapp linjene fra den siste fakturaen kunden fikk, med samme tekst, antall, pris og mva. Over skjemaet står hvilken faktura de er hentet fra. Skriver du et beløp, for eksempel «på 3500», blir det den nye prisen når fakturaen hadde én linje. Er beløpet det samme som forrige faktura med mva, står prisen som den var.

Beløpet er uten mva, med mindre du skriver «inkl. mva». Skriv «à» for pris per time eller stykk: «6 timer à 700». Uten «à» er beløpet summen for linja.
Datoen er leveringsdatoen: «i dag», «i går», «lørdag» (siste lørdag), «12.10» eller «12. oktober». Fristen skriver du som «30 dager», «14 d» eller «forfall 1.11».
Under feltet står det hva Klapp forstod, og hva som mangler. Finner Klapp ikke kunden, eller passer flere, står det, og du velger kunden i skjemaet.
Ingenting lagres eller sendes før du har sett over skjemaet og rørt det selv. Skriv en ny setning og trykk Fyll ut igjen, så byttes linjene den la til ut.
Klapp tolker teksten selv, på din maskin. Ingenting sendes til en tjeneste utenfor.

Slik gjør du

Trykk Lag faktura.
Under Til skriver du navn, kundenummer eller org.nr. Kundene dine står først, og under dem foretak fra Brønnøysundregistrene. Velg den som skal betale. Mottakeren står da som et kort med navn, adresse og e-post, og kundenummeret står på fakturaen. Trykk Endre for å rette noe, for eksempel legge til e-postadressen, eller Velg en annen for å bytte. Er det en privatperson eller noen som ikke finnes, velger du Ny mottaker nederst i lista og fyller inn navn og adresse. Land, språk og kontaktperson står under Flere valg.
Har mottakeren ingen e-postadresse, trykker du Endre og fyller den inn. Du kan også skrive den inn når du sender.
Under Linjer skriver du hva du fakturerer, antall og pris. Hver linje står som en rad, slik den kommer på fakturaen. Trykk Legg til linje for flere. Mens du skriver i Beskrivelse, foreslår Klapp linjer kunden har fått før, produktene dine og det du har fakturert nylig. Trykk på et forslag, så fylles teksten, prisen og mva-satsen inn, og du retter antallet. Se produkter og tidligere linjer. Skal en linje ha rabatt, trykker du Rabatt under den. Se rabatt på en linje. Beløpet for linja står til høyre. På en linje uten mva står det hva slags salg det er, for eksempel «Opptreden, honorar eller undervisning». Trykk på det for å endre. Vil du endre Type (tjeneste, vare kjøpt inn for videresalg, egenprodusert vare eller annen), trykker du Mer for linja. Typen avgjør hvilken inntektskonto salget bokføres på; linja får den vanlige typen du har valgt under Innstillinger.
Under Betaling sjekker du datoene. Trykk 10 dager, 14 dager eller 30 dager under Betalingsfrist for å velge fristen med ett trykk, eller velg en dato selv. Fristen du trykker på, blir standarden for neste faktura. Har kunden sin egen frist i kunderegisteret, gjelder den. Under datoene står kontonummeret fakturaen betales til. Det er foretakets, og du endrer det med Endre kontonummeret. Mangler det, skriver du det inn der og trykker Lagre kontonummeret. Fakturaen står slik kunden får den mens du skriver: til høyre på en bred skjerm, og under skjemaet på telefonen.
Trykk Lagre og send. Summen står stor nederst i vinduet sammen med knappen, så du slipper å bla ned.
Nå ser du e-posten før den går: hvem den sendes til, emnet og teksten. Du kan rette adressen og skrive om eller legge til i teksten. Beløp, forfallsdato, kontonummer og KID legger Klapp inn under teksten.
Under Fakturaen i e-posten velger du Lenke i e-posten eller PDF som vedlegg. Lenke er valgt fra før: kunden trykker på Se fakturaen i e-posten, ser fakturaen og kan laste ned PDF-en der. Bare med lenke ser du når kunden har åpnet den.
Trykk Send.

Statusen blir Sendt. Nummeret, sendingen, bokføringen og saldobalansen skjer i ett: står fakturaen som sendt, er den også bokført.

Går ikke e-posten gjennom, står det «E-posten gikk ikke — ingenting er merket som sendt» i vinduet. Fakturaen står da fortsatt som utkast, med nummeret den fikk, og du trykker Send igjen. Svarer ikke Klapp i tide, ser du på fakturaen om den står som sendt. Trykker du Send igjen, sendes den ikke to ganger.

Fakturaen lagres som utkast mens du skriver, så snart den har en mottaker og en linje med tekst. Nederst står «Lagret» med klokkeslettet. Går du fra siden, ligger utkastet i fakturalista, og du åpner det og trykker Lagre og send når du er klar. Utkastet åpner slik du forlot det: feltet «Skriv som du ville sagt det» øverst, og fakturaen slik kunden vil se den ved siden av skjemaet (under skjemaet på telefonen). Endringer du gjør i utkastet, lagres også mens du skriver. Før det første er lagret, og når linjene kommer fra timer, viderefakturering eller spillejobber, trykker du Lagre utkast selv. Et utkast får ikke fakturanummer, så ingen nummer brukes opp.

Et utkast kan lagres selv om adressen til kunden eller kontonummeret mangler. Fakturaen kan ikke sendes før de er fylt inn.

Et foretak uten regnskapsfører kan sende fakturaer, purringer og tilbud til kunder når org.nr. er bekreftet i Enhetsregisteret. Klapp sjekker det selv første gang du sender. Til din egen e-postadresse kan du alltid sende. Hvert foretak kan sende inntil 50 slike e-poster per døgn, 300 med regnskapsfører. Når grensen er nådd, kan du dele lenken selv eller sende igjen dagen etter.

Send senere

Er jobben ferdig først om noen dager, eller vil du at fakturaen skal gå den 1. i måneden, kan Klapp sende den for deg.

Trykk Lagre og send på utkastet.
Huk av for Send senere og velg dagen under Sendes.
Trykk Planlegg sending.

Fakturaen sendes på e-post om morgenen den dagen, med lenke eller PDF slik du valgte, og med teksten du skrev.
Fakturadatoen blir sendedagen, og kunden får samme betalingsfrist som utkastet hadde. Fakturanummeret settes når den sendes.
På utkastet står det «Sendes» med datoen, og i fakturalista står det samme. Du kan fortsatt endre utkastet. Det sendes slik det står den dagen.
Trykk Ikke send senere på utkastet for å avbryte. Sender du det selv før dagen, blir planen borte av seg selv.
Kan fakturaen ikke sendes den dagen, for eksempel fordi kontonummeret mangler, står det på utkastet hvorfor. Da sender du den selv.
Kreditt kunden har til gode, trekker du fra når du sender selv, ikke i en planlagt sending.

Send som EHF

Er foretaket registrert for EHF, og kan kunden ta imot det, sendes fakturaen som EHF rett inn i kundens regnskapssystem. Fra 1. januar 2027 må fakturaer til andre foretak sendes som EHF når mottakeren kan ta imot det. Se send og ta imot EHF.

Send som lenke, for eksempel på SMS

Mottakeren får en lenke til en egen side med fakturaen: hvem den er fra, linjene, mva, summen, forfallsdatoen, kontonummeret og KID-en. Der kan hun også laste ned PDF-en. Hun trenger ingen innlogging, og du sender lenken selv fra telefonen, med SMS, Messenger eller hva du vil.

Trykk Lagre og send på et utkast, eller velg Send lenke under Flere valg (de tre prikkene).
Velg Del lenke øverst i vinduet.
Trykk Marker som sendt og lag lenke. Er fakturaen sendt fra før, heter knappen Lag lenke.
Trykk Del og velg hvor lenken skal. På en PC uten del-knapp trykker du Kopier lenke og limer den inn der du vil.

Et utkast blir sendt når lenken lages: det får statusen Sendt, bokføres og kan ikke endres etterpå, som når det sendes på e-post.
Alle som har lenken, kan se fakturaen. Del den bare med kunden.
Fakturaen har én lenke. Den står på fakturaen med Kopier lenke, Del og Slå av lenken, så du kan dele den igjen.
Lenken slutter å virke hvis du slår den av eller krediterer fakturaen. Den som åpner den, ser da at fakturaen ikke er aktiv.
Når fakturaen er registrert som betalt, står det «Betalt» på siden, med datoen. Kontonummeret, KID-en og beløpet å betale er borte, så kunden ikke betaler to ganger. Er den delbetalt, viser siden det som gjenstår.
Kreditnotaer og fakturaer overført fra et annet system sendes på e-post.
Trykk Se siden kunden får på fakturaen for å se siden selv. Da telles det ikke som at kunden har åpnet den.

Se når kunden har åpnet fakturaen

Er fakturaen sendt med lenke, på e-post eller som lenke du delte selv, står det «Åpnet» med dag og klokkeslett på fakturaen når kunden har åpnet den. Åpner hun den flere ganger, står det hvor mange og når sist. I fakturalista står det samme under statusen.

Det står ikke noe når fakturaen er sendt som PDF. Da kan ingen vite om den er lest.
Klapp lagrer bare tidspunktet og antallet, ikke hvem som åpnet den, hvor eller med hvilken telefon.
Forhåndsvisningen som Messenger, Slack og lignende lager når lenken limes inn, telles ikke. Åpner noen siden flere ganger på kort tid, telles det én gang.
Åpner du lenken selv utenfor Klapp, for eksempel ved å lime den inn i nettleseren, telles det som åpnet. Bruk Se siden kunden får i stedet.

Når e-posten kommer i retur

Avviser mottakerens e-posttjeneste e-posten, står det «Kom ikke fram» i fakturalista og en rød melding på fakturaen. Sjekk e-postadressen hos kunden og send på nytt, eller få fakturaen til kunden på en annen måte.

Er fakturaen åpnet likevel, har kunden den. Da står det «Åpnet» i lista, og på fakturaen står det at en kopi av e-posten kom i retur. Det skjer typisk når adressen sender e-posten videre til flere, for eksempel to verger, og én av dem avviser den.
Mange e-posttjenester oppgir ikke hvorfor de avviser. Da står det at ingen grunn ble oppgitt.

Avdeling og prosjekt på linjene

Har foretaket avdelinger, har hver fakturalinje et valg for Avdeling under Mer for linja. Står det noe annet enn standarden på linja, eller krever kontoen avdeling, står valget fremme av seg selv; krever kontoen avdeling, må den velges før fakturaen kan sendes. Nye linjer får avdelingen som er valgt ved Standard for faktura og lønn øverst på avdelingssiden, og du kan endre den per linje. Er modulen Prosjekter på, har linja også et valg for Prosjekt. Inntekten føres på avdelingen og prosjektet, så du ser den i resultatet per avdeling og på prosjektet. Ingen av dem står på fakturaen kunden får. En kreditnota får samme avdeling og prosjekt som linja den krediterer. Se avdelinger.

Del en linje på flere avdelinger eller prosjekter

Hører én linje til flere prosjekter, for eksempel et foredrag for to album, deler du den i regnskapet. Kunden ser fortsatt én linje.

Trykk Mer for linja og så Del på flere avdelinger eller prosjekter under linja.
Velg avdeling eller prosjekt på hver del, og skriv andelen i prosent. Vil du skrive kroner, trykker du Skriv i kroner. Trykk Ny del for flere.
Under hver del står beløpet og mva-en den får. Summen må bli 100 % eller linjas beløp før fakturaen kan lagres.

Ørene som blir til overs, legges på den siste delen. Trykk Slutt å dele for å gjøre linja til én igjen.

Faktura til utlandet, i valuta eller på engelsk

Trykk Leveringssted, valuta og notat under summen, så Valuta, og velg EUR, USD, SEK, DKK eller GBP. Klapp henter Norges Banks kurs for fakturadatoen, og du skriver prisene i valutaen. Fakturaen viser beløpene i valutaen, og kronebeløpet og kursen under summen. Regnskapet fører kronene.
Språk på fakturaen velger norsk eller engelsk. Da er både PDF-en og e-posten på det språket. Språket følger kunden fra kunderegisteret.
Skal kunder i utlandet betale, legger du inn IBAN og BIC under Kunder i utlandet i Innstillinger under Salg. Lar du IBAN-feltet stå tomt, får fakturaen IBAN-en til kontonummeret. BIC-en får du fra banken. De står på fakturaer til kunder i utlandet og på fakturaer i valuta.
En faktura i valuta registrerer du som betalt på fakturaen: skriv beløpet i valutaen og kronene som kom inn på kontoen. Forskjellen er valutagevinst eller valutatap, og den bokføres på samme bilag.

Godt å vite

Fakturanummeret settes når fakturaen sendes. Et utkast har ikke nummer ennå, så et utkast du sletter, lager ikke hull i nummerserien.
Er navnet på fakturaen et annet enn på kunden i registeret, står det over feltene. Trykk Bruk kundens opplysninger for å hente kundens navn og adresse.
Sender du et utkast med en fakturadato før i dag, eller med en forfallsdato som har passert, spør Klapp først. Oppdater datoene til i dag gir fakturaen dagens dato og samme betalingsfrist som utkastet hadde, regnet fra i dag. Leveringsdatoen står. Send med datoene som står sender den slik den er. Uten et av valgene sendes den ikke, og fra «Til deg» sendes ikke et utkast som ville vært forfalt når kunden får det.
En faktura kan bare dateres tilbake til siste dag i forrige måned, og bare de 15 første virkedagene i måneden (bokføringsforskriften § 5-1-3). Etter det, eller lenger tilbake, er Send med datoene som står borte, og det står hvorfor. Da trykker du Oppdater datoene til i dag.
Er leveringsdatoen mer enn én måned før fakturadatoen, står det et varsel på utkastet: en faktura skal sendes senest én måned etter levering. Du kan fortsatt sende den.
Leveringssted og notat står under Leveringssted, valuta og notat. Lar du Leveringssted stå tomt, står kundens adresse som leveringssted på fakturaen. Har kunden ingen adresse, står det «Kjøpers adresse».
Mangler noe når du trykker Lagre og send, står det nederst hva som mangler, og markøren går til det første feltet.
På e-post kan fakturaen ikke sendes uten adresse. Legg til adressen, eller send den som lenke.
Mva følger fakturadatoen. Er datoen før foretaket ble mva-registrert, lages fakturaen uten mva, og det står hvorfor over fakturalinjene.
Står det at fakturaen har mva, men foretaket ikke kan ta mva på fakturadatoen, åpner du utkastet og lagrer det. Da regnes det uten mva, og du kan sende det.
Retter du adressen i e-posten, spør Klapp om den skal lagres i kunderegisteret også: huk av for Lagre adressen i kunderegisteret også. Uten haken gjelder den bare denne fakturaen.
Har du endret teksten og vil ha den opprinnelige tilbake, trykker du Tilbakestill teksten.
Har kunden kreditt til gode fra en kreditnota, kan du krysse av for Trekk fra kreditten kunden har til gode. Fakturaen og e-posten viser da beløpet å betale.
Når fakturaen sendes, lagrer Klapp en kopi av PDF-en slik den ble sendt. Kreditnotaer får det samme når de lages. Last ned PDF og bindersen viser den kopien. Eldre fakturaer, sendt før Klapp begynte å lagre kopien, har ingen, og der lages PDF-en på nytt.
Trenger kunden fakturaen et annet sted, trykker du Flere valg (de tre prikkene) på fakturaen og velger Last ned PDF.
En sendt faktura åpnes i forhåndsvisning, slik kunden fikk den. På PC står PDF-en i et panel til høyre, akkurat den kunden fikk. Trenger du å se feltene bak, trykker du Vis detaljer.
Bindersen ved siden av Forhåndsvisning, og på hver rad i fakturalista, viser PDF-en uten at du laster den ned. Se hvordan du ser dokumentet.
Navnet, adressen og org.nr-et til foretaket ditt lagres på fakturaen når den sendes. Bytter foretaket navn senere, viser de gamle fakturaene fortsatt navnet de ble sendt med.
En faktura som er overført fra et annet system, vises som originalen derfra når den finnes. Send på e-post og påminnelser sender originalen.
En sendt faktura kan ikke endres. Er noe feil, lager du en kreditnota. Se Når fakturaen er betalt, eller feil.

Send en faktura