Lista under Fakturaer viser det som er åpent først: fakturaene som er sendt og ikke betalt, og kreditnotaene der kunden har penger til gode. Utkast er ikke med, for ingen skylder noe før fakturaen er sendt. Har du utkast, står det over lista, og Vis utkast viser dem. Trykk Alle for å se betalte, krediterte og utkast også. Trykk på mottakerens navn for å åpne kundekortet, og på fakturanummeret for å åpne fakturaen.
Det som står ute
Øverst står Utestående som et stort tall for hele foretaket. Under står Betalt i år, det kundene har betalt inn i år, og hvor mange fakturaer som er åpne. Er noe forfalt, står det et kort under med antallet og beløpet, for eksempel «2 fakturaer er forfalt · 84 624 kr». Trykk på kortet, så viser lista bare de forfalte. Utestående og forfalt regnes av alle de åpne fakturaene, ikke bare dem lista har hentet. Har du åpnet en faktura, står ikke tallene over lista ved siden av den. Er automatisk purring av og noe er forfalt, står det en lenke under, så du kan slå den på. Se La Klapp purre for deg.
Fører du regnskapet i Klapp og har inntekt fra flere kilder, for eksempel spillejobber og royalty, står hver av dem med årets sum under tallet. Det er de samme tallene som på Hjem.
Hver faktura i lista har et lite ikon foran nummeret, i fargen til statusen: grønt er betalt, gult er forfalt, rødt er purret eller hos inkasso, og grått er utkast. Statusen står også i tekst på raden.
Neste steg på en forfalt faktura
En forfalt faktura har én knapp med det neste du kan gjøre: «Send påminnelse», så «Send purring» (med gebyret, hvis du krever det), så «Send inkassovarsel», og til slutt Send til inkasso. Knappen åpner fakturaen med e-posten klar, og du trykker Send der. Klapp viser bare steget loven tillater: en purring tidligst 14 dager etter forfall, og aldri før fristen i forrige purring er ute. Når fakturaen er hos inkasso, har den ingen slik knapp: byrået følger opp kravet, og Klapp sender ingen purringer så lenge saken ligger der.
Søk og filtrer
- Trykk forstørrelsesglasset øverst på skjermen og skriv i søkefeltet som kommer under. Lista viser bare det som passer mens du skriver. Du kan søke på kundens navn, fakturanummeret, KID, beløpet, org.nr eller kundenummeret. Et beløp kan skrives som 1250, 1 250 eller 1 250,00. Det treffer både fakturabeløpet og det som står igjen.
- Trykk Hele Klapp ved siden av søkefeltet for å søke i alt, ikke bare fakturaene.
- Trykk filterknappen (Filtrer, ikonet med glidebrytere) i raden over lista. Der velger du et år for å se bare fakturaene fra det året, eller en status, for eksempel Forfalt, for å se bare dem. Er et filter på, har filterknappen en prikk.
- Åpne og Alle står alltid til venstre i raden.
Kommer du fra kunderegisteret eller kundereskontroen, viser lista bare fakturaene til den kunden. Trykk Vis alle kunder for å se alle igjen.
Sorter
På PC trykker du på overskriften til en kolonne, eller velger sorteringen bak filterknappen, for eksempel «Mest utestående først». På mobilen er det filterknappen som gjelder.
Hva står ute?
Er noe av en faktura betalt eller trukket fra, står det som gjenstår under beløpet. Står det «til gode», har kunden penger til gode. Er fakturaen forfalt, står det i statusen hvor mange dager den er over forfall, for eksempel «8 dager over». Det står i gult til du har purret, og i rødt etter første purring. Før forfall er ingenting farget.
Har du søkt eller filtrert, står det over lista hvor mye som er utestående i det du har valgt. Uten søk og filter står ikke linja, for da er det det samme tallet som Utestående øverst. Hvor mange fakturaer det gjelder, står på Åpne. Summen regnes av alle de åpne fakturaene, ikke bare dem lista har hentet. Er fakturaene purret med gebyr eller rente, står også summen med purregebyr og rente, det kundene skylder i alt. Kolonnen Gebyr og rente viser hva hver faktura er krevd for i tillegg. Den står bare når minst én faktura i lista har gebyr eller rente. Gebyr og rente bokføres først når kunden betaler, så de er ikke med i det utestående.
Kreditnota med penger til gode
Krediterer du en faktura kunden alt har betalt, skylder du kunden pengene. Kreditnotaen står da under Åpne, med «til gode» og beløpet under beløpet. Over lista står det kundene har til gode for seg, for eksempel «19 948,75 kr til gode på 1 kreditnota», og netto til slutt når det også er fakturaer som ikke er betalt. Oversikten viser det samme under Fakturaer.
Kreditnotaen blir borte fra Åpne når den er gjort opp: når du har betalt pengene tilbake, eller trukket dem fra en ny faktura til samme kunde. Hvordan du gjør det, står i Når kunden har penger til gode. Krediterer du en faktura som ikke er betalt, brukes kreditten på den samme fakturaen, og da står ingen av dem åpne.
Under Alle henter lista 100 fakturaer om gangen, de nyeste først. Trykk Vis flere for å hente de neste. Søker du, eller sorterer på noe annet enn nyeste først, henter Klapp alle fakturaene før lista vises. Det tar litt lengre tid når det er mange.
Merk flere som betalt
Kryss av fakturaene og trykk Merk som betalt. På mobilen trykker du først Mer (de tre prikkene) og Velg flere, så kommer boksene på kortene. Avbryt tar dem bort igjen. Velg datoen pengene kom inn. Det som står igjen på hver faktura, registreres som betalt på driftskontoen. Kan en faktura ikke registreres, står den over lista med grunnen, og de andre er betalt. En faktura i valuta registrerer du på fakturaen, så kursdifferansen blir bokført.
Lista ved siden av fakturaen
På en iPad, en brettbar telefon slått opp eller en PC står fakturalista til venstre når du åpner en faktura. Fakturaen du ser på, er markert i lista, og du bytter ved å trykke på en annen. Filteret og søket blir stående. Tilbakeknappen tar deg til fakturaen du så på før. På mobilen åpnes fakturaen over hele skjermen som før.
Last ned
Trykk nedlastingspila øverst på skjermen og velg Excel under Last ned for å få det du har valgt som et regneark, med nummer, datoer, kunde, beløp, rest og status. Regnearket tar med alle fakturaene i utvalget, også dem lista ikke har hentet ennå.