Leverandørkortet samler alt om én leverandør. Tallene er de samme som i leverandørregisteret og leverandørreskontroen.
Åpne leverandørkortet
Gå til Leverandører under Bokføring i menyen, og trykk på navnet. Fra leverandørreskontroen trykker du på en leverandør og så Leverandørkort.
På en iPad, en brettbar telefon slått opp eller en PC står leverandørlista til venstre for kortet. Leverandøren du ser på, er markert, og du bytter ved å trykke på en annen.
Det du ser
Under navnet står standardkontoen, kontonummeret leverandøren skal ha betalt til, og e-posten. Øverst, i den blå boksen, står hva du skylder nå og hva som er forfalt, og under det hva du har kjøpt i år, datoen for siste kjøp og hvor mange bilag det er.
Venter det bilag fra leverandøren i bilagsmottaket, står antallet som en knapp øverst til høyre i boksen («2 i mottaket»). Trykk på den for å se dem. Ellers står Rediger der. Trykk nedlastingspila øverst på skjermen og velg Kontoutskrift (Excel), så får du alle bilagene på leverandøren som Excel, med faktura, betaling og saldoen etter hvert bilag. Den legger du ved siden av kontoutskriften fra leverandøren når du avstemmer.
Under står tre faner:
- Oversikt: de åpne postene, altså fakturaene som ikke er betalt. En betaling med samme beløp som en faktura regnes som betaling av den fakturaen. Det som er betalt utover det, regnes som betaling av de eldste fakturaene først, så de nyeste fakturaene er de som står åpne. Se hvordan Klapp finner de åpne fakturaene. Er en faktura betalt med et bilag uten leverandør, for eksempel et utlegg, står den ikke blant de åpne postene. Den står i stedet under, med bilaget som betalte den, og den er ikke med i det du skylder øverst. Forfallsdatoen hentes fra kjøpsfakturaen du har registrert i Klapp. Har bilaget ingen forfallsdato, for eksempel fordi det kom fra regnskapssystemet du hadde før, står bilagsdatoen i stedet. Under står hva du kjøpte per år, og hva du skyldte ved årsskiftet.
- Reskontro: alle bilagene på leverandøren i datoorden, med beløpet, hva som står åpent og saldoen etter hvert bilag. Pluss er en faktura, minus er en betaling eller en kreditnota. Et kjøp du betalte med en gang, for eksempel med kort, står med strek i beløpet og endrer ikke saldoen. Velg Alle poster for å se en periode, med saldoen ved starten og slutten av perioden. Standard er i år, og du bytter periode i velgeren ved siden av. Velg Åpne poster for å se bare det som ikke er gjort opp, uansett dato. Trykk på et bilag for å åpne det i hovedboka, og bindersen for å se dokumentet.
- Opplysninger: standardkontoen, kontonummeret leverandøren skal ha betalt til, adresse, e-post og telefon, og under Roller om leverandøren også er kunde. Trykker du på telefonnummeret på mobilen, ringer du leverandøren.
Opplysningene endrer du med Rediger øverst, eller under Opplysninger med Rediger leverandøren. Er leverandøren den samme som en annen i lista, trykker du Slå sammen med … der. Se Leverandørregisteret.
Leverandøren er også kunde
Selger du også noe til leverandøren, kan leverandøren være kunde i tillegg. Leverandøren beholder leverandørnummeret og bilagene sine, og kunden får eget kort med fakturaene.
- Åpne Opplysninger.
- Huk av for Også kunde under Roller.
- Trykk Legg til som kunde. Navn, org.nr, adresse, e-post og telefon hentes fra leverandøren, og kunden får neste kundenummer.
Du kan også huke av for Også kunde med en gang, når du legger inn leverandøren med Ny leverandør.
Har leverandøren og en kunde samme org.nr, er de koblet av seg selv, og den koblingen kan ikke fjernes. Finnes kunden fra før, foreslår Klapp å koble dem i stedet. Trykk da Koble sammen.
En privatperson eller et utenlandsk foretak uten org.nr kobler du selv. Trykk Koble til en eksisterende kunde, søk opp kunden, velg den og trykk Koble sammen. En slik kobling fjerner du med Fjern koblingen.
Når leverandøren også er kunde, står en bryter øverst på kortet: Som kunde og Som leverandør, med hva kunden skylder deg, hva du skylder, og nettoen ved siden av. Trykk Som kunde, så ser du kundesiden av den samme parten på samme sted: fakturaene, reskontroen og det kunden skylder. Nettoen er bare til å se på, ingenting blir motregnet.
Kundene hører til faktureringen. Har foretaket ikke faktura, står ikke Roller på kortet.
Bokfør slik hver gang
Under Opplysninger står regelen for leverandøren, hvis du har laget en: kontoen, mva-en, hvor det er betalt fra og beløpsgrensene. Du kan trykke Endre beløpet, Sett på pause eller Slett. Har du ingen regel, og de tre siste bilagene fra leverandøren er ført likt, kan du lage den der. Se Bokfør bilag fra samme leverandør av seg selv.
Fast avdeling og prosjekt
Under Opplysninger står Faste dimensjoner når foretaket har avdelinger eller prosjekter. Det du velger der, fylles inn når ingen har valgt noe annet på bilaget eller fakturalinja. Se hvordan du fører fast på en avdeling eller et prosjekt.